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Tratamientos de Datos
Transparencia y Confianza
Nuestra política de tratamiento de datos garantiza que tu información será usada únicamente con fines autorizados y bajo estrictos criterios de confidencialidad y seguridad. En esta sección podrás consultar cómo recopilamos, almacenamos, procesamos y protegemos tus datos personales.
Porque la confianza se construye con transparencia.
1. OBJETIVO
En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, Decreto 886 de 2014 y demás normativas aplicables, esta política establece las directrices para el tratamiento y protección de datos personales en Redcómputo Ltda. Su objetivo es garantizar el respeto a los derechos de los titulares y la adecuada gestión de la información.
2. ALCANCE
Esta política aplica a todas las bases de datos y archivos físicos o digitales que contengan información personal gestionada por la empresa, incluyendo empleados, clientes, proveedores y terceros con quienes se tenga relación comercial o contractual.
3. DEFINICIONES
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Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
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Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de dichos datos.
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Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
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Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
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Dato personal público: Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general.
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Dato personal privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular. Los gustos o preferencias de las personas, por ejemplo, corresponden a un dato privado.
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Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
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Dato semiprivado: Son los datos que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo al titular sino a cierto sector o a la sociedad en general. Los datos financieros y crediticios de la actividad comercial o de servicios, son algunos ejemplos.
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Dato Sensible: Información que afectan la intimidad de las personas o cuyo uso indebido puede generar discriminación (Origen racial o étnico, orientación política, convicciones filosóficas o religiosas, pertinencia a sindicatos u organizaciones sociales o derechos humanos, datos de salud, vida sexual y biométricos)
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Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento. En los eventos en que el responsable no ejerza como Encargado de la base de datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.
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Habeas Data: Derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
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Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
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Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
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Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
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Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
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Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
4. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
El responsable de Tratamiento de los datos personales es REDCÓMPUTO, con domicilio en la ciudad de Bogotá. Los datos de contacto son los siguientes:
Nombre empresa: Redcómputo Ltda.
Nit.: 830.016.004-0
Dirección de oficina: Carrera 31a # 25b-55
PBX: +57 (1) 3680100 De lunes a viernes de 8:00 a.m. a 6:00 p.m.
Vía WhatsApp, a la línea de Atención al cliente 3126640252.
Correo electrónico: servicioalcliente.pqr@redcomputo.com.co
5. PRINCIPIOS
Para lograr los objetivos de la presente política se deben tener en cuenta los siguientes principios rectores consagrados en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:
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Principio de legalidad: El tratamiento a que se refiere la Ley N° 1582 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
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Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la constitución y la ley, lo cual debe ser informada al titular.
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Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
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Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
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Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
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Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la Ley.
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Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento a que se refiere la Ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
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Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley.
6. TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE DATOS PERSONALES
El tratamiento que realizará Redcómputo, será el de recolectar, almacenar, procesar, usar y transmitir o transferir (según corresponda) los datos personales, atendiendo de forma estricta los deberes de seguridad y confidencialidad ordenados por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, con los siguientes propósitos específicos:
a. Finalidad del Tratamiento de Datos de Trabajadores
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Administración del talento humano, incluyendo contratación, nómina y beneficios laborales.
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Gestión de seguridad social y cumplimiento de obligaciones legales.
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Control de acceso y monitoreo de seguridad dentro de la empresa.
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Evaluaciones de desempeño, capacitaciones y programas de bienestar.
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Registro y gestión de incapacidades médicas y ausencias.
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Comunicación interna y asignación de recursos tecnológicos y físicos.
b. Finalidad del Tratamiento de Datos de Clientes
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Gestión de contratos y relaciones comerciales.
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Facturación, pagos y cobros de bienes y servicios.
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Atención de solicitudes, quejas y reclamos.
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Envío de información sobre novedades, promociones y eventos.
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Encuestas de satisfacción y estudios de mercado.
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Seguridad en instalaciones y control de acceso.
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Cumplimiento de normativas fiscales y regulatorias.
c. Finalidad del Tratamiento de Datos de Proveedores
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Evaluación, selección y contratación de proveedores.
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Gestión de pagos y cumplimiento de obligaciones contractuales.
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Control de acceso a instalaciones de la empresa.
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Registro y control de actividades realizadas en la empresa.
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Cumplimiento de normativas fiscales y regulatorias.
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Auditorías y cumplimiento de estándares de calidad y seguridad.
d. Finalidad del Tratamiento de Datos de Otros Titulares
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Registro de visitantes.
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Envío de comunicaciones institucionales.
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Protección de derechos y cumplimiento de normativas legales.
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Recolección de datos en eventos, ferias o actividades empresariales.
La información personal que pedimos puede incluir su dirección de correo electrónico, nombre y apellido, domicilio y número de teléfono. Si hace una compra, puede que le pidamos que suministre su número de tarjeta de crédito y datos de facturación. Para procesar su solicitud de crédito o financiación, es posible que también le pidamos algunos datos relevantes. Puede que los solicitantes de puestos de trabajo tengan que suministrar información —por ejemplo, antecedentes de estudios, experiencia e interés laboral— que se podrá registrar y procesar en diversos países. Por otro lado, podemos recopilar información demográfica, como los datos de su empresa o negocio, edad, sexo, intereses y preferencias personales. Los formularios que elija completar indicarán si la información solicitada es de carácter voluntario u obligatorio.
Con el objeto de ofrecerle una experiencia más uniforme y personalizada en sus interacciones con Redcómputo, la información recopilada de una forma en particular podrá combinarse con los datos que Redcómputo obtiene de otros medios. También podemos completar la información recopilada con datos obtenidos de otras personas, lo que incluye a nuestros socios comerciales y otros terceros.
Algunos de los servicios de Redcómputo pueden tener una marca conjunta y ofrecerse por medio de una alianza comercial con otra empresa. Si los utiliza o se registra para acceder a ellos, tanto Redcómputo como la otra empresa podrán recibir información recopilada en relación con esos servicios de marca conjunta y podrán usarla de acuerdo con sus propias declaraciones de privacidad y otros acuerdos que tengan con usted.
7. TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES DE EDAD
REDCÓMPUTO asegurará que, en el manejo de datos personales de niños, niñas y adolescentes, se respete sus derechos fundamentales, así como garantizará que dicha información sea utilizada respondiendo a su interés superior, en cumplimiento de las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y en el Derecho 1337 de 2013 así:
Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 15 81 de 2012 y en el Decreto 1337 de 2013.
8. TRATAMIENTO DE DATOS DE VIDEOVIGILANCIA
a. Finalidad del Uso de Cámaras de Seguridad
La empresa utiliza sistemas de videovigilancia con el propósito de garantizar la seguridad de:
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Las instalaciones y activos de la empresa.
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Empleados, clientes y visitantes.
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Prevención y detección de incidentes de seguridad.
b. Aviso de Videovigilancia
Se informa a los titulares que la empresa cuenta con cámaras de videovigilancia mediante avisos visibles en todas las áreas monitoreadas, que incluyen:
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Indicación clara de la presencia de cámaras.
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Finalidad de la grabación.
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Datos de contacto para consultas sobre la información capturada.
c. Conservación y Acceso a las Grabaciones
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Las grabaciones se almacenarán por un período de [ejemplo: 30 a 90 días], salvo que sea requerido un tiempo mayor por disposiciones legales o investigaciones internas.
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Solo el personal autorizado podrá acceder a las grabaciones.
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Los titulares pueden solicitar acceso a sus imágenes siempre que no afecte derechos de terceros.
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La información solo será compartida con autoridades judiciales o administrativas cuando sea solicitada formalmente.
d. Restricciones
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No se instalarán cámaras en áreas que comprometan la privacidad de los empleados o visitantes (baños, vestidores, etc.).
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Las grabaciones no podrán ser utilizadas para fines distintos a los informados en esta política.
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No se podrán divulgar imágenes sin la autorización del titular, salvo requerimiento legal.
9. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES
Como titular de datos personales, se tiene derecho a:
a. Acceder en forma gratuita a los datos proporcionados a Redcómputo, que hayan sido objeto de tratamiento.
b. Acceder a sus imágenes si es posible identificarlas.
c. Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté prohibido.
d. Presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de reclamo ante el responsable o encargado del tratamiento de datos personales.
e. Solicitar la supresión del dato o imagen, cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, el cual procederá cuando la autoridad haya determinado que Redcómputo, en el tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Constitución y la normatividad vigente.
f. Conocer la política de tratamiento de datos de Redcómputo y a través de ella, el uso o finalidad que se le dará a sus datos personales.
g. Conocer las medidas de seguridad aplicadas a la información capturada.
h. Identificar al responsable en Redcómputo que dará trámite y respuesta a sus solicitudes.
i. Los demás señalados por el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.
10. RESPONSABILIDADES DE REDCÓMPUTO EN EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
En virtud de lo dispuesto en el artículo 17 de la Ley N° 1581 de 2012, son deberes de Redcómputo, para el tratamiento de los datos personales las siguientes:
a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
b. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
c. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
d. Tramitar consultas y reclamos formulados por los Titulares.
e. Abstenerse de circular información que este siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
f. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella, conforme lo establezca la normatividad vigente y aplicable.
g. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
h. Cumplir las instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
11. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS SOBRE DATOS PERSONALES
REDCÓMPUTO LTDA., tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y seguimiento de esta Política.
Servicio al cliente es la dependencia que ha sido designada por REDCÓMPUTO, como la responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de los datos personales podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar y rectificar el dato.
Para el efecto, todos los servidores y contratistas que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes dependencias están obligados a dar traslado a la de Atención al cliente, de todas las respuestas de las peticiones, quejas o reclamos que se reciban por parte de los Titulares de Datos Personales en los tiempos establecidos por la ley.
12. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES
Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados, procesados, usados y transmitidos o transferidos por el Redcómputo, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar y rectificar la información.
Los Titulares podrán en todo momento solicitar al responsable o encargado la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
La solicitud deberá contener como mínimo la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o reclamo, la dirección y datos de contacto del solicitante.
El término máximo para atender la queja o el reclamo será de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la queja o el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los quince (15) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Si la queja o reclamo se presentan incompletos, Redcómputo, deberá requerir al interesado dentro de los dos (2) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos quince (15) días desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo.
Una vez recibida la queja o reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos, en el aparte correspondiente, una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la queja o reclamo sea resuelto.
1. Para la radicación de solicitudes de Consulta y/o Reclamaciones de datos personales, el titular o sus causahabientes o sus representantes legales, puede utilizar los siguientes canales habilitados para la atención de quejas y soluciones:
a. Comunicación escrita dirigida a REDCÓMPUTO LTDA., Atención al Cliente en la carrera 31a # 25b-55 Bogotá
b. Comunicación telefónica: PBX: +57 (1) 3680100: De lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.
c. Vía WhatsApp, a la línea de Atención al cliente 3126640252.
d. Solicitud vía correo electrónico: servicioalcliente.pqr@redcomputo.com.co
e. Sitio Web www.redcomputo.com.co.co / atención al cliente, opción consultas en línea
2. En la solicitud como mínimo se debe suministrar la siguiente información:
a. Nombre completo y apellidos del solicitante (Titular o apoderado)
b. Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto),
c. Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto),
d. Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información) y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
e. Firma (si aplica) y número de identificación.
13. SUPRESIÓN DE DATOS
El titular podrá solicitar a Redcomputo la supresión de sus datos personales, en cualquiera de los siguientes eventos:
a. Cuando considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
b. Cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
c. Cuando se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.
Los Titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual, mediante el procedimiento establecido en el presente documento.
14. MEDIDAS DE SEGURIDAD
REDCÓMPUTO continuará implementando los procedimientos de seguridad de obligatorio cumplimiento para los datos de carácter personal y a los sistemas de información según la ley.
15. ANEXOS
DE-CD-FR-195 AVISO DE PRIVACIDAD DE DATOS PERSONALES
DE-CD-FR-196 AVISO DE VIDEOVIGILANCIA
DE-CD-FR-197 AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES E IMAGEN
16. VIGENCIA
Esta política entra en vigor a partir de su publicación y podrá ser modificada para adaptarse a cambios normativos o mejoras en la gestión de datos personales.
17. CONTROL DE CAMBIOS
Esta política entra en vigor a partir de su publicación y podrá ser modificada para adaptarse a cambios normativos o mejoras en la gestión de datos personales.
VERSIÓN
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS
VERSIÓN
1
Creación
2
Esta política entra en vigor a partir de su publicación y podrá ser modificada para adaptarse a cambios normativos o mejoras en la gestión de datos personales.
2-09-2020
4-03-25
18. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
Esta política entra en vigor a partir de su publicación y podrá ser modificada para adaptarse a cambios normativos o mejoras en la gestión de datos personales.
Elaboró / Actualizó:
Revisó:
Aprobó:
Nombre:
Sandra Lorena Solano Guerrero
Mauricio Sánchez Alba
Marco Antonio Nieto Román
Cargo:
Líder implementador de procesos
Gerente Comercial
Representante Legal
